Phần mềm văn phòng điện tử SmartOffice

Phần mềm Văn phòng điện tử SmartOffice

Giới thiệu chung

SmartOffice là giải pháp Quản lý Văn bản và Hồ sơ công việc trực tuyếntích hợp với cổng thông tin điện tử giúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc một cách hiệu quả. Giao diện web với các phân hệ được thiết kế theo luồng quy trình xử lý có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mô hình của từng cơ quan, tổ chức.SmartOfficetriển khai dễ dàng, nhanh chóng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ tốt,…

Các chức năng của phần mềm

·         Quản lý văn bản đến.

• Quản lý văn bản đi.
• Quản lý văn bản nội bộ.
• Quản lý văn bản trình ký.
• Quản lý văn bản mẫu.
• Quản lý và theo dõi hồ sơ công việc và quá trình xử lý công việc.
• Quản lý chương trình họp, công tác và lịch công tác.
• Quản lý ủy quyền.
• Quản lý quy trình nội bộ.
• Quản lý lưu trữ, cập nhật và khai thác thông tin.
• Tìm kiếm, thông kê công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác giữa các thành viên, nhóm trong tổ chức.
• Quản trị hệ thống.

·         Cổng thông tin nội bộ.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm Smart Office

·         Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, xử lý, trao đổi, tìm kiếm thông tin, giải quyết công việc giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộtrong cơ quan, tổ chức.

• Quy trình, nghiệp vụ linh hoạt: cho phép xây dựng cơ cấu tổ chức linh động, tự định nghĩa các danh mục, thuộc tính công văn hoặc định nghĩa một quy trình xử lý công việc phù hợp với cơ quan, tổ chức.
• Chạy trên nhiều nền tảng, thiết bị di động thông dụng thuận tiện trong công việc mọi lúc, mọi nơi và có thể sử dụng camera để thay máy quét văn bản trong trường hợp làm việc cộng tác.
• Khả năng tích hợp: hệ thống có thể tích hợp với hệ thống thư điện tử, tin nhắn SMS, máy quét giúp việc gởi, nhận và xử lý văn bản dễ dàng và nhanh chóng.
• Linh hoạt trong tìm kiếm quản lý thông tin văn bản, hồ sơ công việc.
• Hệ thống báo cáo động đáp ứng đa nhu cầu của cơ quan, tổ chức. Hệ thống hỗ trợ việc tự tạonhững báo cáo cần thiết dựa trên các thông tin lưu trữ và kết xuất báo cáo, thống kê linh hoạt.
• Hệ thống quản lý phân quyền linh hoạt, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu: Hệ thống quản trị đảm bảo mỗi tài khoản truy cập được toàn quyền với những tài nguyên mình được tạo ra và có quyền hạn chế trên những tài nguyên được chia sẻ trong nhóm hoặc quyền được gán bởi cấp trên. Đảm bảo không chồng chéo trong truy xuất thông tin giữa các tài khoản khác đang dùng hệ thống.

Các tiêu chí về độ tin cậy và bảo mật của hệ thống

·         Có cơ chế bảo mật cao do được thiết kế trên mô hình N-Tier. Ứng dụng mã hóa dữ liệu đường truyền và hệ thống cơ sở dữ liệu.

• Phầm mềm hỗ trợ khả năng tích hợp hệ thống người dùng chung Active Directory hoặc dùng các phương thức xác thực người dùng khác.Quản lý người sử dụng và xác thực trên máy chủ và máy trạm.
• Hệ thống cung cấp khả năng phân quyền chặt chẽ dựa trên: nhóm người sử dụng trong hệ thống,quyền của từng vai trò sử dụng trong hệ thống.

Hệ thống có cơ chế tự sao lưu và hỗ trợ phục hồi.